Vous avez une grande occasion à venir et vous savez que vous devez organiser une fête… mais par où commencer ? Ce dont vous avez besoin, c’est d’un guide d’organisation de fêtes. L’organisation d’une fête d’anniversaire peut être un peu difficile, mais une fois que vous l’avez divisée en petites tâches, cela devient un jeu d’enfant.
Si vous êtes confronté à l’organisation d’une fête d’anniversaire et que cela vous met dans tous vos états, n’ayez crainte ! Suivez ces étapes pour ravir vos invités et sentir votre stress fondre.
A faire 3 mois avant
Commencez tôt ! Si vous êtes novice dans l’organisation d’une fête, ou si l’événement est énorme, avec beaucoup de personnes et d’activités, repoussez le calendrier de quelques mois pour vous donner plus de temps.
Gardez également cela à l’esprit lorsque vous réservez des lieux. Certains lieux plus grands et plus populaires devront peut-être être réservés beaucoup plus tôt.
Choisissez un thème de fête
Avez-vous vraiment besoin d’un thème ? La réponse courte est oui ! Les thèmes ne sont pas réservés aux fêtes d’anniversaire de votre nièce, les fêtes d’adultes en ont aussi besoin. Un thème est comme la colonne vertébrale d’un événement sur laquelle tout repose, notamment
- Le lieu
- Décor
- Activités
- Traiteur
- le code vestimentaire.
Savoir que vous avez besoin d’un thème et être capable d’en choisir un sont deux choses différentes. Les options sont infinies mais pour vous aider à décider, considérez ces aspects :
- Formel ou informel ?
- Qu’est-ce que la personne qui fête son anniversaire aime le plus ?
- Votre thème est-il décoratif ou se répercutera-t-il sur les activités ?
- En quelle saison se déroule la fête ?
- Avez-vous une activité en tête qui dicterait le thème ?
Décidez de votre budget
L’étape suivante consiste à décider du montant que vous souhaitez dépenser pour l’occasion. Le montant que vous êtes prêt à mettre de côté pour le budget de votre fête dépend entièrement de vous.
Une fête réussie ne dépend pas de la somme d’argent investie. Une fête bien préparée avec peu de moyens peut être l’une des plus mémorables. De même, avoir un peu plus d’argent à dépenser pour des attentions particulières peut faire de cette soirée un moment inoubliable.
Une fois que vous avez calculé le montant, mettez-le dans une feuille de calcul et suivez-le à chaque étape. Les fêtes peuvent être coûteuses, mais le fait de garder le contrôle de vos dépenses vous aidera à prendre des décisions.
Choisissez une date et une heure
Commencez par choisir quelques dates qui vous conviennent. Prévoyez quelques dates de réserve avant de réserver le lieu de réception au cas où celui-ci ne serait pas disponible à votre date idéale. Si vous collaborez à l’organisation de la fête, soumettez les dates au reste de votre équipe, au cas où il y aurait un conflit évident auquel vous n’auriez pas pensé.
Réservez un lieu
Si vous n’avez pas de lieu en tête, Internet est un bon point de départ. Lorsque vous faites défiler les pages, assurez-vous de lire les critiques écrites par les clients. Vous vous ferez rapidement une idée de l’endroit.
Lorsque vous contactez les lieux, gardez cette liste de questions à l’esprit :
- Combien de personnes le lieu peut-il accueillir ?
- Le lieu convient-il au style de votre événement ?
- Quels services sont fournis pour la location que vous payez ?
- La vue est-elle belle ?
- Y a-t-il suffisamment de places de parking ?
Trouvez un lieu qui convient à votre thème. Qu’il s’agisse d’un bowling, d’un bateau ou de l’ascension d’une petite montagne pour un pique-nique, le bon lieu donne le ton de votre fête.
Liste des invités
Faire correspondre votre liste d’invités au budget et au lieu de la fête est un peu un exercice de jonglage. Commencez large et faites en sorte que la liste soit aussi complète que possible. Permettez à ceux qui sont en marge de la liste de se retirer si vous devez faire des ajustements pour des raisons de budget ou de lieu.
Envoyez les invitations par voie électronique ou à l’avance pour que les gens puissent réserver à l’avance. Ceci est particulièrement important si vous invitez des personnes venant de l’extérieur de la ville et qui doivent prendre des dispositions pour le voyage et l’hébergement.
Réservez les divertissements
Si vous avez envie d’écouter de la musique en direct, choisissez et réservez votre groupe préféré ou votre DJ le plus tôt possible, car les places sont vite prises. Il en va de même si vous désirez proposer des animations à vos invités. Un magicien comme Mathieu Grant, un conteur pour les enfants, une maquilleuse …
En effet, en plus de la musique live, les idées de fêtes pour enfants comme pour adultes peuvent inclure toutes sortes de jeux et d’activités qui aident les invités à faire connaissance et mettent tout le monde à l’aise.
Les meilleures animations de fête doivent impliquer tout le monde dans la mesure où ils sont à l’aise pour participer. C’est un plus si les activités donnent lieu à de nombreux éclats de rire. Si vous êtes à court d’idées, réfléchissez à certains jeux de fête pour enfants et voyez comment vous pouvez les adapter aux adultes.
Réservez un photographe
Les photographes font partie intégrante des célébrations de mariage, mais pourquoi ne pas immortaliser les moments d’une fête d’anniversaire ? Si les photos floues de tante Liliane constituent un bon souvenir, un photographe professionnel vous offrira des clichés qui pourront être encadrés et accrochés à vos murs.
Une collection de photos de fête peut être utilisée pour faire un collage qui peut être envoyé à tous les invités avec une note de remerciement après la fête.
Un mois avant la fête
Vous avez mis en place le cadre, il est maintenant temps de commencer à remplir tous les détails. Ne laissez pas le stress ou l’inquiétude voler votre joie. Prenez quelques instants pour vous imprégner de la sensation de créer quelque chose de merveilleux. Voilà, c’est mieux. Revenons maintenant à la planification.
Envoyez les invitations
Vous pouvez suivre la voie traditionnelle en envoyant des invitations imprimées par courrier postal. L’avantage d’envoyer un document physique est de savoir que votre événement occupera probablement une place centrale sur le réfrigérateur en guise de rappel ! Tenez compte du temps d’impression et d’affranchissement lorsque vous les envoyez.
L’écologie est également de plus en plus populaire. Il existe des services d’invitation en ligne qui vous permettent de concevoir et d’envoyer des invitations, de suivre les réponses à votre place et même d’envoyer des rappels. Votre événement ne sera pas affiché sur le réfrigérateur, mais il apparaîtra sur leur téléphone, ce qui est également efficace.
Passez vos commandes de restauration
Passez vos commandes de boissons et de produits non périssables. Au fur et à mesure que vos réponses arrivent, vous pouvez toujours ajuster votre commande finale si nécessaire. Vérifiez auprès de la boulangerie combien de temps à l’avance vous devez passer vos commandes de pâtisseries.
Avez-vous envisagé d’engager un chef lyonnais ? Il s’agit d’une tendance en plein essor qui vous évitera d’avoir à vous occuper de la restauration. Choisissez un chef hautement recommandé et vous pouvez être sûr que vos invités seront bien traités et qu’ils dîneront avec style !
Finaliser la décoration
Si vous êtes en train de bricoler le décors de la fête, c’est le moment de terminer. Vous ne voulez pas être en train de coller à chaud de la toile de jute la veille du grand jour ! Si vous achetez de la décoration, allez dans les magasins et prenez ce dont vous avez besoin. Cela laisse le temps au magasin de commander ce qui lui manque. Une troisième option est d’emprunter la décoration d’un autre événement et de l’adapter à l’ambiance et à l’atmosphère que vous souhaitez créer pour la fête.
Planifiez les activités
Cette étape découlera naturellement de votre thème et de la planification que vous avez déjà effectuée. À ce stade, vous pouvez commencer à rassembler tout ce dont vous avez besoin pour les activités.
Rassembler une équipe
Que vous fassiez appel à des volontaires parmi vos amis, à votre famille ou que vous embauchiez du personnel pour la soirée, assurez-vous d’avoir suffisamment d’aide pour.. :
- la mise en place le jour même
- aider tout au long de l’événement
- nettoyer après l’événement.
Pour les occasions spéciales, c’est une bonne idée de faire appel à une aide pour donner à tout le monde le temps d’être ensemble, sans avoir à s’occuper de la vaisselle sale. En même temps, si vous avez un groupe qui travaille bien ensemble, la mise en place et le nettoyage peuvent être un moment fantastiquement social.
Juste une remarque concernant l’embauche : Assurez-vous d’obtenir un devis écrit précisant le nombre d’heures pendant lesquelles ils sont disponibles et le tarif. Vous ne voulez pas être pris au dépourvu par des employés qui partent tôt, vous laissant dans l’eau savonneuse jusqu’aux coudes.
Une semaine avant la fête
Vous y êtes presque ! Essayez de faire tout ce que vous pouvez pendant cette semaine pour vous libérer un peu d’espace le jour de la fête. Vous voulez laisser un peu d’espace le jour J pour vivre le moment présent, créer des souvenirs et vous détendre.
Vérifiez les réponses des invités
Relancez les invités qui n’ont pas encore répondu à votre invitation. Une fois que votre liste d’invités est complète, elle peut être envoyée aux traiteurs et à tous ceux qui participent à l’organisation de la fête.
Passez les commandes de la boulangerie et du traiteur
Si la boulangerie n’a pas demandé un délai de commande plus long, il est temps de passer vos commandes de gâteaux ou tartes. En utilisant votre liste d’invités confirmée, vous aurez des chiffres précis pour passer vos commandes.
Pour la restauration rapide, comme les pizzas ou les sandwichs, découvrez maintenant combien de temps à l’avance ils ont besoin que les réservations soient faites.
Créez le # hashtag de la fête
Créez le hashtag de votre fête et commencez à le faire circuler. Quel est l’intérêt d’un hashtag de fête ? Un hashtag de fête unique est un excellent moyen de voir toutes les photos publiées par les invités sur les médias sociaux. Vous verrez la fête à travers d’autres yeux et revivrez cette occasion spéciale.
Le jour précédent
Plus qu’une nuit de sommeil ! Et un jour de plus pour organiser les dernières choses.
Dernières courses
Allez faire les courses pour acheter ce dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi faire appel à un service de livraison si c’est plus facile.
Allez chercher votre commande de boulangerie. Prenez un moment pendant que vous êtes encore dans le magasin pour vérifier ce qui se trouve dans les boîtes et vous assurer que c’est bien ce que vous avez commandé. Vous vous sentirez peut-être trop pressé pour prendre le temps de le faire, mais cela vaut la peine de le faire pendant que vous êtes encore à la boulangerie, au cas où ils se seraient trompés.
Traiteur
Passez les commandes de restauration rapide, sauf si l’entreprise vous a conseillé de le faire plus tôt. Préparez les denrées non périssables.
Vérifiez et décorez le lieu de l’événement
Vous pourrez peut-être accéder au lieu de la fête la veille pour vous installer. Si le lieu a une autre réservation, vous ne pourrez y accéder que le jour même de la fête. Renseignez-vous à l’avance pour pouvoir planifier.
Vérifiez votre contrat pour savoir qui est responsable du nettoyage avant, pendant et après l’événement. Si cette responsabilité vous incombe, assurez-vous d’avoir mis en place une équipe pour le faire.
Une fois sur place, vérifiez que l’espace principal et les toilettes sont impeccables. Vous pourrez ensuite laisser libre cours à vos talents de décorateur et transformer l’endroit.
Planification du jour de la fête
Vous avez réussi ! Vous êtes arrivé au jour de la fête. Une fois que vous avez réglé ces derniers points, vous pouvez aller vous préparer en sachant que tout est prêt pour l’arrivée des invités.
Acheter de la glace
Vous pouvez demander à un membre de votre équipe de le faire. Assurez-vous simplement qu’il y a des récipients pour cela, que vous utilisiez des glacières, des bacs métalliques ou que vous stockiez les blocs de glace dans le congélateur.
Dernières touches de décoration
Si vous utilisez des fleurs fraîchement coupées, vous pouvez les disposer le jour même. Mettez des centres de table sur les tables et toute autre touche finale.
Événements en plein air
Vérifiez la météo et préparez-vous en conséquence. Si vous optez pour un événement en plein air au Parc de la Tête d’Or, à Miribel ou dans un espace privé, prévoyez toujours un plan de secours au cas où le temps se gâte. Parapluies, porte-parapluies, guirlandes lumineuses et bougies à la citronnelle ajoutent du charme à une fête en plein air.
Accueillez vos invités
Une fois le décor planté, vous êtes prêt à enlever vos chaussures et à danser toute la nuit ! Ou tout ce que vous avez prévu.
Prenez du recul, passez un moment en mode planification et profitez de l’occasion en sachant que vous avez tout prévu. C’est le moment de créer des souvenirs !
Nettoyer après la fête
Une fois que la fête est terminée et que les heureux invités sont partis, il est temps de nettoyer. Enlevez tout le décor et préparez les objets à être rendus. C’est le bon moment pour avoir une équipe de nettoyage avec vous.