Espace de travail, faut-il choisir l’Open Space ?

Aménagement de bureau Open Space à lyon
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Aujourd’hui, la façon dont les gens travaillent a tendance à changer. De fait la façon d’imaginer les espaces de travail aussi. De nouveaux besoins naissent et dans le même temps toute une nouvelle génération d’entrepreneurs a une conception plus collaborative du management et de l’organisation des tâches. Il est aujourd’hui important de pouvoir combiner les besoins en travail collaboratif, le télétravail avec les venues ponctuelles au bureau, l’intégration de collaborateurs freelance … c’est ici que la conception de l’espace de travail en Open Space prend tout son sens. Tout comme le travail a changé et continue de changer, la conception physique des bureaux devient plus flexible pour répondre à tous ces nouveaux besoins.

Il est important de noter que l’augmentation du télétravail, des réunions hors du bureau et des voyages signifie que les bureaux sont vides à certains moments. Les espaces sont de fait sous-utilisés et l’entreprise doit maximiser ses ressources. De nouveaux besoins apparaissent et, avec eux, de nouveaux concepts en matière de culture du travail et d’aménagement de l’espace. Il est nécessaire de concevoir des environnements qui permettent l’accès aux outils et aux technologies nécessaires et qui encouragent également la communication.

Qu’est ce qu’un Open Space ?

Ce type d’organisation du bureau a été initialement conçu à Hambourg (Allemagne) dans les années 1950 dans le but de faciliter la communication et la circulation des idées. Des études ultérieures menées par des équipes de psychologues, analysant des cas spécifiques, ont conclu que le nouvel espace était stressant, perturbateur et nuisible aux travailleurs. Au lieu de les unir à leurs collègues, elle les a séparés. Depuis lors, beaucoup de choses ont évolué et les considérations sur ces espaces ont également changé. Il n’est plus possible de travailler de la même manière qu’il y a deux ou trois décennies, ce n’est ni attrayant ni motivant pour le salarié. Les entreprises sont mises au défi de créer des espaces de travail où la créativité est encouragée et favorisée et où l’innovation est une réalité de la vie. Pour la réflexion en groupe, un environnement plus informel favorise l’émergence de nouvelles idées.

Le concept d’Open Space va de pair avec l’idée de flexibilité au travail, sous réserve, bien sûr, des engagements et des responsabilités de chaque employé. Chaque employé décide s’il vient ou non au bureau pour travailler, quand et à quelle heure. Il s’agit donc d’un espace flexible, dans lequel il n’y a pas de postes de travail assignés, les bureaux n’ont pas de propriétaire et ne sont pas nécessairement occupés par les affaires ou les papiers de quelqu’un.

De par les changements structurels vus plus haut, on constate que les entreprises commencent à renoncer aux centres-villes où le foncier est de plus en plus cher, alors qu’ils ont besoin de moins en moins d’espace et qu’en cas de besoin, il existe aujourd’hui de nombreuses structures de coworking permettant de faire une réunion ou une séance de travail ponctuelle au centre-ville de Lyon. De plus en plus d’entrepreneurs ont alors tendance à s’installer en banlieue lyonnaise où le mètre carré est nettement moins cher. Désormais, le travail n’est plus mesuré par l’espace occupé ou par le temps passé au bureau, mais par la performance, par le résultat final. Chacun organise son temps en fonction des engagements que son travail implique et des relations que son travail établit également avec les autres.

Open space est synonyme de diaphane et, donc, sans obstacles et, précisément, c’est de cela qu’il s’agit, d’espaces sans obstacles, dans lesquels il ne doit pas y avoir de barrières qui empêchent le travail en équipe, le coworking, le travail entre équipes pluridisciplinaires ; au contraire, le but est de permettre le rapprochement, de le rendre facile. Il a été démontré que si un travailleur doit parcourir plus de 30 mètres ou se déplacer d’un étage à l’autre pour communiquer avec un autre collègue, il le fera par courrier électronique, alors qu’un contact immédiat pourrait permettre d’économiser de nombreux messages et même de résoudre le problème immédiatement.

Toutefois, cet espace de travail ouvert doit coexister avec d’autres espaces également nécessaires pour : les réunions, les vidéoconférences, la concentration, la déconnexion, le déjeuner, etc.

Avant de voir les avantages et les inconvénients des bureaux Open Space, nous tenions à vous faire savoir qu’il n’est pas toujours facile d’avoir la bonne idée d’aménagement pour open space et qu’il est souvent nécessaire de se rapprocher d’une agence professionnelle spécialisée dans l’agencement de bureau. Sur Lyon, n’hésitez pas à contacter Spark Office qui s’est spécialisé dans l’aménagement d’espaces de travail ouverts.

Avantages de l’Open Space

L’un des grands avantages attribués à cet espace est la facilité avec laquelle les connaissances, les stratégies et les expériences peuvent être échangées, ce qui encourage l’esprit d’équipe et la collaboration. Cette collaboration favorise à son tour la confiance, ce qui augmente la communication. Tout cela profite directement à l’entreprise, car favoriser l’esprit d’équipe ou « faire équipe », c’est créer un esprit d’entreprise.

D’autres avantages importants sont que les barrières hiérarchiques tendent à disparaître, car les gens occupent les mêmes espaces ; les relations deviennent plus horizontales et les décisions plus immédiates ; le nombre de réunions formelles diminue, car de nombreuses questions sont résolues lors de réunions spontanées ; et l’envoi de courriels en interne est réduit, car il y a plus de contacts personnels.

En outre, l’entreprise peut réduire considérablement l’espace qu’elle occupe en attribuant un plus petit espace et du mobilier de bureau adapté, à chaque employé, de sorte qu’elle occupera au final une surface moindre, avec les économies qui en découlent. Les chiffres envisagés sont de passer de 15 m2 par travailleur à 10 m2.

Un autre avantage à considérer, et non des moindres, est que l’espace ouvert améliore la mobilité des travailleurs, influençant leur santé, alors que dans le système de bureau traditionnel, ils passent la journée pratiquement « collés » à leur chaise.

Cependant, pour que tout cela fonctionne, la participation des travailleurs est fondamentale, car tous n’ont pas les mêmes besoins, les exigences de leurs emplois étant différentes. Par exemple, si certains travaillent pratiquement en silence, d’autres passent de nombreuses heures rivés au téléphone et d’autres encore ont besoin d’un retour d’information permanent. C’est pourquoi les règles de coexistence sont essentielles pour rendre la vie au bureau viable, car la conversation et le silence doivent coexister.

Inconvénients de l’Open Space

Mais il n’y a pas que des louanges pour ces nouveaux espaces de travail ; de nombreuses voix continuent de s’élever contre eux, affirmant que la concentration et l’intimité ont été détruites. Pour beaucoup, ne pas avoir son propre espace de travail peut être très stressant, comme le souligne le professeur Jean-Louis Baudin de l’Université Lyon 2, qui affirme que « les gens se sentent plus à l’aise et plus confiants dans leur propre espace personnel« .

Les critiques affirment que ces bureaux entravent la productivité en étant une source constante de bruit et d’interruptions, et certains prétendent même qu’ils encouragent la concurrence et l’hostilité entre les travailleurs.

Conclusions

La vérité, c’est qu’il existe une multitude d’études favorables et défavorables à ces espaces, de sorte que chacun devra tirer ses propres conclusions. Il appartient à chaque entreprise de prendre sa propre décision et la seule chose qui est sûre, c’est que, quelle que soit la décision prise, elle aura un impact direct sur l’avenir de l’entreprise.

Il est désormais bien connu que l’environnement physique de travail a une incidence sur les performances. Il est donc important d’être conscient de l’énorme pouvoir de l’aménagement et de la décoration de l’espace pour promouvoir un bon environnement de travail et des performances optimales.

Par conséquent, un certain nombre de questions doivent être prises en compte pour évaluer correctement la valeur de la transformation de l’espace physique de bureaux en Open Space :

  • Les coûts et les avantages de cette décision pour l’entreprise doivent être pris en compte.
  • Le coût doit être optimisé.
  • Plus l’espace est grand, plus les coûts sont élevés : loyer, énergie, nettoyage, entretien, etc.
  • La conception et l’espace doivent être correctement planifiés en fonction des travailleurs et de l’entreprise.
  • La conception ne doit pas manquer la participation des travailleurs, car leurs besoins sont divers.
  • Des facteurs tels que la concentration et l’intimité doivent être pris en compte.
  • Une bonne planification des activités et la répartition des espaces et des zones de socialisation et de rencontre sont donc essentielles.
  • Lors de la planification de l’espace, il est important de prendre en compte l’accessibilité aux collègues, la technologie et les outils qui seront nécessaires.
  • Dans un bureau, il peut y avoir différents types de collaborations, les espaces doivent donc permettre de mener à bien chacune d’entre elles.
  • Il est important de concevoir et d’appliquer des règles de coexistence pour réguler les comportements liés au ton de la voix, à l’ordre, à l’utilisation de l’espace collectif, au respect de la vie privée, etc.

En bref, le bureau doit être flexible afin que les travailleurs puissent choisir l’espace qui correspond le mieux à leurs besoins à tout moment. Cela augmentera leur productivité, car ils se sentiront à l’aise dans l’environnement qu’ils auront choisi, et cela sera également bénéfique pour l’entreprise, car cela optimisera les coûts d’occupation, puisque seul l’espace nécessaire sera utilisé. Le bureau doit également vous permettre d’accéder à tout moment aux technologies les plus avancées afin que vous puissiez effectuer votre travail le plus efficacement possible.